O que é os “5 Porquês”?

​

Esta ferramenta é muito usada na área de qualidade, mas na prática ela aplica-se em qualquer área, e inclusive pode ser muito útil em seu dia a dia.

​

É uma ferramenta simples de resolução de problemas que foi desenvolvida por Taiichi Ono, pai do Sistema de Produção Toyota e consiste em formular a pergunta “Porquê” cinco vezes para compreender o que aconteceu (a causa-raiz).  Nada impede, porém, que mais (ou menos) do que 5 perguntas sejam feitas. O número 5 vem da observação de Ono de que esse número costuma ser suficiente para se chegar a causa raiz.

​

Por que motivo são 5 porquês?

​

A razão é que geralmente quando nos perguntamos sobre o que causou um problema, o ser humano tende a culpar alguma coisa ao invés de raciocinar e realmente procurar a causa. 

​

Geralmente diz-se que:

No 1º porquê, temos um sintoma
No 2º porquê, temos uma desculpa
No 3º porquê, temos um culpado
No 4º porquê, temos uma causa
No 5º porquê, temos a causa raíz

​

Por que usar os 5 porquês? 

​

Ajuda você a identificar as causas do problema.

• Ajuda a determinar a relação entre as diferentes causas de um problema.

• É uma das ferramentas de análise mais simples, pois é fácil de concluir, sem análise estatística.

• É fácil de aprender e aplicar.

 

Como ela me pode ajudar?

​

Ao fazer repetidamente a pergunta “porquê?”, você pode descascar as camadas de um problema, assim como as camadas de uma cebola que pode levá-lo para a causa raiz de um problema.

A razão para um problema muitas vezes pode levar a uma outra pergunta e você poderá precisar de fazer a pergunta menos ou mais do que cinco vezes antes de chegar à origem de um problema.

Evite suposições e armadilhas lógicas e incentive-se a sim ou á sua equipe a manter o foco até a verdadeira causa do problema.

​

Quando é que funciona melhor?

​

Ao identificar rapidamente a fonte de uma questão ou problema, você pode concentrar os recursos nas áreas corretas e garantir que está a abordar a verdadeira causa do problema, e não apenas os seus sintomas.

 

Como usá-lo?

 

Como completar os cinco porquês 

 

1. Anote o problema específico. Escrever ajuda a formalizar o problema e descrevê-lo com precisão e também ajuda a equipe a manter o foco no mesmo problema.

2. Uso de brainstorming: perguntar por que o problema ocorre em seguida, escreva a resposta.

3. Se esta resposta não identificar a fonte do problema, pergunte “por quê?” novamente e escrever novamente esta resposta.

4. Volte para o passo 2 até que a equipe concorda que identificaram causa raiz do problema.Isso pode demorar menos ou mais do que cinco “porquês?”

 

Os cinco porquês pode ser usado de forma independente ou como parte de um diagrama de causa e efeito. O diagrama ajuda a explorar todas as causas potenciais ou reais, que resultam em uma falha ou problema. Depois de ter estabelecido todas as entradas no diagrama de causa e efeito, você pode usar a técnica de cinco porquês para detalhar as causas.

​

Com esta ferramenta é possível investigar os padrões de efeitos negativos, encontrando defeitos ocultos no sistema, e descobrir as ações específicas que contribuíram para o problema. 

 

Também é importante entender que esta é uma ferramenta limitada. Fazer 5 perguntas não substitui uma análise de qualidade detalhada. Uma das principais críticas à ferramenta, é que pessoas diferentes provavelmente chegarão a causas raiz diferentes com estas perguntas. Por isso o ideal é que as perguntas sejam feitas com participação de toda uma equipe, para que se gere um debate em torno das causas verdadeiras.

Além disso, frequentemente a causa de um problema será mais de uma. Se você usa somente esta ferramenta, pode estar a deixar de lado outros fatores importantes para a melhoria de seus processos.

 

Num de seus artigos, Bill Wilson cita outras perguntas que devem ser feitas para assegurar que a causa encontrada é correta:

 

1. Que provas tenho de que esta causa existe? (É concreta? É mensurável?)

2. Que provas tenho de que esta causa levará ao problema identificado? (Ou estou apenas fazendo suposições?)

3. Que provas tenho de que esta é a principal causa que verdadeiramente leva ao problema? (Mesmo que seja um fator importante, a causa principal poderia ser outra).

4. Algo mais deve ocorrer junto a esta causa para que o problema ocorra? (Serve para esclarecer se o problema não vem de uma combinação de fatores)

 

Em resumo, esta é uma boa técnica para resolver problemas simples e tomar os primeiros passos para para a resolução de problemas mais complexos, desde que ninguém se acomode e ache que seu problema está resolvido com 5 perguntas.

​

Quando for utilizar o processo, faça perguntas claras, objetivas e seja totalmente honesto.

​

Abaixo alguns exemplos de Problemas utilizando a Ferramenta: 

​

Exemplo 1:

Os clientes estão reclamando muito dos atrasos nas entregas.

1. Por que há atrasos nas entregas?
Porque o produto nunca sai da fábrica no momento que deveria.

2. Por que o produto não sai da fábrica quando deveria?
Porque as ordens de produção atrasam.

3. Por que as ordens de produção atrasam?
Porque o cálculo das horas de produção sempre fica menor do que a realidade.

4.Por que o cálculo das horas sempre fica menor do que a realidade?
Porque estamos usar um software ultrapassado.

5.Por que estamos usar um software ultrapassado?
Porque o engenheiro responsável ainda não recebeu treino no software mais atual.

6. Por que o engenheiro ainda não recebeu o treino no software mais atual?
Porque não há um planeamento adequado no processo de capacitação e treinamento.

Causa raiz: Falta de planejamento no processo de treinamento e capacitação.

Pelo exemplo, podemos ver que a causa raiz das reclamações dos clientes é a falta de planeamento no processo de treinamento e capacitação.  Se o responsável somente fizesse a primeira pergunta, tentaria mudar o sistema de transportes da empresa, o que provavelmente seria mais caro e não resolveria realmente o problema.

 

 

Exemplo 2:

Uma fábrica de chocolates recebe muitas reclamações sobre seu produto final.

A maior parte das reclamações dizem que o chocolate não está crocante como antigamente.

​

1 – Por que o chocolate não está crocante?

Porque o produto chega muito tarde ao cliente e perde as suas características originais de produção.

​

2 – Por que o produto chega muito tarde ao cliente?

Porque a empresa de transporte não consegue entregar em tempo hábil.

​

3 – Por que a empresa de transporte não entrega em tempo hábil?

Porque ela realiza apenas uma viagem por semana transportando uma quantidade muito grande de produtos.

​

4 – Por que ela só realiza uma viagem por semana?

Porque a fábrica de chocolates identificou que entregando apenas uma vez toda a sua produção semanal, os custos de transportes seriam reduzidos.

​

5 – Por que ela decidiu reduzir custos de transporte?

Para aumentar o lucro.

 

Poderíamos continuar fazendo várias perguntas, porém já temos uma conclusão importante para esse exemplo. A fábrica de chocolates decidiu aumentar seu ganho reduzindo suas despesas operacionais, no caso os custos de transporte. Porém, tomando essa decisão, ela acabou (talvez sem saber) abrindo mão da qualidade do seu produto, pois os chocolates já não chegam tão crocantes aos clientes, que exigem isso como um requisito do produto. Então, um exemplo de ação corretiva, seria flexibilizar a entrega, evitando assim esse problema.

Ler mais: http://apostilasdaqualidade.com.br/os-5-porques-5-why-analise-da-causa-raiz/#ixzz4oJ4UkyIX